略论以人为本与高校学生档案管理

王 燕

（南阳师范学院学生处，河南 南阳 473061 ）

摘 要： 以人为本是构建和谐社会的重要因素。在高校学生档案管理中，以人为本则是构建和谐校园的乃至和谐社会的重要方面之一。高校学生档案管理人员从自身出发，从培养和谐社会接班人角度出发，从各个方面严格要求自己，努力为学生提供优质档案服务。

关键词： 以人为本；高校；学生；档案管理

    《中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》指出“坚持以人为本，贴近实际、贴近生活、贴近学生，努力提高思想政治教育的针对性、实效性和吸引力、感染力，培养德智体美全面发展的社会主义合格建设者和可靠接班人。”指明了新时期服务育人的工作方法，强调了以人为本的工作理念在高校学生档案管理工作中的重要性，而以人为本的工作理念的形成和实际运用过程，不是要高校负责学生档案管理的人员喊几句口号或摆几个花架子就可以让学生接受或理解的，它势必贯穿在高校档案管理工作的整个过程，不是一朝一夕一蹴而就简单重复的劳动，而是靠高校档案管理人员的始终坚持以人为本，为了学生一切，一切为学生的工作实绩一步一步实现。笔者结合在南阳师院学生处做学生档案管理工作的实际，就以人为本在高校学生档案管理中的运用谈点自己的粗浅的看法。

1 目前高校学生档案管理的普遍现状

  1.1 管理者对学生档案重要性认识不足，重视程度不够

    首先是新生入校后的档案管理。从最近几年新生档案情况看，县区教育局对学生档案重视不够。每个院系新生中有 5% 左右学生的档案资料不齐。具体表现在材料缺乏，或者缺学籍表，或者缺体检表，或者缺高考报名表，或者没有档案袋等，有的什么都没有，这给学生将来就业会造成障碍。

    其次，是学生在校期间，许多评先评优材料应该进入学生档案的，但是一些部门图省事，就忽视了某些档案材料的整理和归档，给学生人事档案材料的不全留下隐患。

    第三，某些处分材料不归档。因为就业压力较大，某些部门为了学生能顺利就业，一些处分文件就没有进入学生档案。

    这些 " 究其原因 , 主要是没有认识到学生档案的重要作用 " 。学生档案是用人单位全面了解毕业生的重要途径，也是学校全面介绍毕业生个人素质的权威材料，还是高校学生管理工作的有力依据，有利于促进学生全面素质的提高。但是，管理工作者档案意识淡薄，对学生档案管理工作缺乏正确的认识，导致责任心不强，给学生填写归档材料时不积极主动，材料不完整、不规范等，给学生就业埋下了隐患。

  1.2 陈旧的管理体制造成高校学生档案管理不科学、不规范、不完善

    目前，高校学生档案建设管理体制不完善。首先是新生档案材料由本人从县区教育局去取，到校后交到各院系，由各院系整理、存放，实行粗放式管理。其次，院系相关人员及辅导员、班主任到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案内容突击收集，整理归档，再由学生处或就业指导中心寄往用人单位，造成学生档案材料归档把关不严，移交手续不规范，填写的内容假大空，主观评价因素多，反映客观情况的内容少，不能全面反映大学生思想道德水准、科学创新能力、身心素质、就业技能等个人才华和能力特征，大大降低了学生在就业市场中的竞争能力。第三，由于档案材料不是实时填写，为档案造假打开了方便之门。一些毕业生为了在激烈的就业竞争中取胜，不惜采用涂改成绩，开具假证明等不正当手段以击败对手。也有个别高校为了使自己的毕业生顺利就业，提高就业率，以普遍提高毕业生成绩分数，扩大学生干部覆盖面及获奖比例，降低考评标准，撤消学生处分材料，以次充好等手段，获得短期效应。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争 , 也给在校生带来了消极的影响。

  1.3 学生档案管理队伍比较薄弱，管理人员业务水平普遍不高

    高校档案管理队伍作为高校学生服务工作的重要组成部分，档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强，据调查，多数高校没有配备专职的学生档案管理人员，即便是有，也是一个人或者两个人，要负责全院学生档案，从上个世纪 90 年代末扩招以来，学生人数激增，少数几个档案管理人员根本满足不了高校学生人数激增的现状。同时，即使有专职的档案建

    设和管理人员，也大多是引进人才的家属或年老多病的校内职工，工作能力强，专业知识缺乏，而真正懂得档案业务和利用现代化信息技术建设档案的人员很少。这无疑对学生档案建设与管理是不利的。

  1.4 学生档案管理形式陈旧，手段落后，缺乏现代科学管理，容易出现疏漏

    从现行管理情况来看，高校学生档案应包括学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德、智、体、美、劳等方面的第一手材料，既要涵盖学生素质的全貌，也要体现当代大学生的时代风貌。然而，当前高校学生档案的归档形式仍是传统的老面孔，其主要内容包括：一是政治表现；二是学籍和学习成绩 : 入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩卡片、授予学位证书及各种奖励证明；三是身体状况；四是其他情况等。而把能客观直接反映大学生能力、水平、综合素质及时代特色，能吸引用人单位的内容弃之一旁。诸如大学生英语四、六级证书，计算机等级考试证书，大学生心理测试成绩，发明创造证书，能力、技能竞赛证书，社会实践活动材料等等。同时，高校学生档案建设和管理现代化是信息时代和高等教育发展对档案建设与管理提出的迫切要求，信息技术革命也为高校学生档案建设手段现代化提供了可能。但令人遗憾的是，高校学生档案多数还是以手工抄写的纸质档案为主，现代化管理手段还没有得到广泛推广。面对学生档案项目增多，档案数量大增，质量要求趋高，流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位多等特点，显然原有的学生档案建设与管理手段已经越来越不适应，必须加快推进高校学生档案建设与管理手段的现代化。

2 以人为本在高校学生档案管理中的内涵

    （ 1 ）以人为本，就是要从学生的特点或实际出发，从尊重学生的人格和尊严出发、从服务学生的成长成才的过程出发，学生档案管理员工作的方法、手段、规章、措施，对学生讲话的方式技巧等都要体现学生是主体、是与学生档案管理员具有平等人格的服务对象，学生的学习、发展、自尊等需要应当成为学生档案管理员工作的出发点和归宿。

    （ 2 ）以人为本就是以学生为中心，突出学生的发展。学生是服务育人的中心，也是服务育人的目的；学生是服务育人的出发点，也是服务育人的归宿；学生是服务育人的基础，也

是服务育人的根本。

    （ 3 ）以人为本就是要把学生档案管理工作和学生就业、终极价值联系起来，使服务育人真正成为人的教育。以现代人的视野培养现代人，以全面发展的视野培养全面发展的人。
    （ 4 ）以人为本要体现在学生档案管理员的非权力影响力上，学生档案管理员的非权力影响力，是实现以人为本的基础和关键。

3 以人为本在高校学生档案管理中的地位和作用

    （ 1 ）以人为本是素质教育的基本要求。素质教育是立足于人的生命整体，超越人的自然素质，建构个体主体精神，进而促进个体自我完善和发展的教育。以人为本，是学生档案管理员工作的基本出发点、着眼点和归宿点。

    （ 2 ）以人为本是提高学生思想道德素质的客观要求。胡锦涛同志指出： “ 思想政治工作说到底是做人的工作，必须坚持以人为本。 ” 坚持以人为本，也是《中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》这一重要文件的指导思想。在提高学生思想道德素质的过程中，学生档案管理员也必须树立以人为本的观念，把德育工作摆在素质教育的首要位置，把满足学生的需要贯穿于学生档案管理员工作的各个环节。
    （ 3 ）以人为本是新形势下做好学生档案工作的必然要求。长期以来，由于某种原因，一些学生档案管理员缺少以人为本的观念，把自己当成真理的化身，忽视学生的情感体验，这大大削弱了学生档案管理员在学生心目中的形象。随着新形势的发展和改革开放的不断深入，学生档案管理员工作在继承和发扬优良传统的基础上，要以人为本，在内容、形式、方法、手段等方面进行创新和改进，以适应形势的发展、社会的需求、学生的愿望和和谐社会的构建。

4 高校学生档案管理以人为本的途径和方法

    （ 1 ）加强品德修养，以德提高档案管理工作的影响力。 品德是以人为本的本质性因素，它主要指学生档案管理员的道德、品行、人格、作风等对人的影响，它反映在学生档案管理员的一切言行中。 正确的价值观念和其他正确的思想观念一样，只能来源于实践，来自对生活的不断总结、提炼、升华。广大青年学生能够从学生档案管理员的实际行动中认识和理解服务价值观的。

    （ 2 ）提高才能，以才能提高档案管理工作的影响力。 才能是以人为本的实践性因素，它通过学生档案管理员的实际工作表现出来。 “ 才 ” 就是学生档案管理员的管理才能 , 集中体现于学生档案管理员在学生档案的管理能力上。学生档案管理员的才能，是通过学生档案管理员的具体工作表现出来的。如：与学生联系、沟通，应该是语言生动流畅、简练、逻辑性强、感染力强，学生会通过谈话理解、信任你，自然而然地产生敬重感。但学生档案管理员的才能不是一朝一夕就能得到和实现的，这是需要学生档案管理员在日常工作中刻苦学习，潜心研究，努力实践，掌握科学的世界观和方法论，用正确的立场、观点、方法去解决矛盾；还要去学习学生档案管理员的业务文化知识和科技知识，在实践中锻炼经营、管理才能，不但在理论上要有较高的水平，而且在业务上成为行家里手，只有这样才能有较高的影响力。

    （ 3 ）丰富 知识，以知识提高学生档案管理员政治思想工作的影响力。知识是以人为本的科学性因素，知识就是力量，学生档案管理员的领导才能是要以知识为基础的，在尊重知识的今天，一个学生档案管理员不仅应该掌握专业知识和技术，还应该多学习其它方面的知识。可以想象一个知识丰富的学生档案管理员在广大青年学生中将建立起很好的信赖感。

    （ 4 ） 注重感情投资，以情提高档案管理工作的影响力。一个合格的学生档案管理员，应当既能抓好业务工作，又能善于做好学生的思想工作，不重视或不善于做学生思想工作的学生档案管理员，就不能算是一个全面的学生档案管理员，更不能算是一个优秀的学生档案管理员，学生档案管理员放弃这方面的职责，也是一种失职。

    （ 5 ）尊重学生。尊重学生是一名学生档案管理员最起码的品质，不懂得尊重学生的人，很难得到学生的尊重。学生档案管理员一定要解放思想，打破种种禁锢，做到充分尊重学生，把学生作为朋友平等对待。。在与学生的接触过程中，虚心听取意见、建议，尊重他们的权利，尊重他们的想法，端正态度，平等待人，以诚相待。这样，学生才会喜欢你，接受你。
    （ 6 ）理解学生。理解是沟通思想和感情的桥梁和纽带。在与学生的接触过程中，要学会换位思考，设身处地为对方着想，急其所急，想其所想，帮其所需。多交流、多通气，在思想的沟通中，逐渐达成共识，减少误会，增进了解和情谊，做好工作。

    苏霍姆林斯基说：“没有爱，就没有教育。”在学生档案管理员工作中，我们多一点以人为本，多一点爱，我们的档案管理工作才能适应现代大学生成才的需要 , ，才能适应学院的发展稳定的需要，才能适应构建和谐社会的需要。

参考文献：

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[2] 李英．谈高校学生档案的作用 [J] ．镇江高专学报， 2003,16(3)

[3] 李淑娥．新时期高校学生档案管理初探 [J] ．黎明职业大学学报 ,2004,42(1)

[4] 王忠泽．高校学生档案管理中存在的问题及完善措施 [J] ．重庆科技学院学报， 2006 ，（ 1 ）

-- 《中国西部科技.学术》 2007年4期 --